Slack + Otter AI 회의록 자동 전송 — 30분 회의가 끝나기 전에 정리 끝

회의 끝나자마자 요약이 Slack에 뜬다면

저희 팀은 주 3회 이상 원격 회의를 해요. 기존엔 한 명이 "회의록 담당"으로 매번 30분씩 정리했죠. 그거 자동화하려고 Otter + Zapier + Slack을 붙였어요.

목표는 회의가 끝나면 Slack 채널에 요약이 저절로 올라오는 상태예요. 담당자가 손으로 받아 적는 단계를 아예 없애는 거죠. 아래는 그 플로우를 만드는 순서예요.

전체 흐름 한눈에

1. Zoom·Google Meet 회의 시작 → Otter가 자동 참여해 녹음·자막화
2. 회의 종료 → Otter가 자동 요약 + Action Item 추출
3. Zapier Trigger: "New Otter Meeting" 감지
4. Zapier가 Slack 메시지로 변환
5. 지정 채널에 전송 (제목, 요약, Action Items, 전체 녹음 링크)

회의가 끝나고 Slack에 요약이 뜨기까지 걸리는 시간은 회의 길이와 각 서비스의 처리 속도에 따라 달라져요. 처음 붙였을 땐 한 번 테스트 회의를 돌려 실제 지연을 재보는 게 좋아요.

Step 1 — Otter Business 가입

otter.ai에서 Business 플랜 ($20/월)에 가입해요. Pro 플랜도 회의록 요약은 되지만 Zapier 연동이 제한돼요.

가입 후 Settings > Meetings > Auto-join 활성화해요. 캘린더에 등록된 Zoom·Meet 링크가 있으면 Otter가 자동으로 회의실에 참여해요.

Step 2 — Zapier 계정 + Zap 생성

Zapier Starter 플랜 ($29.99/월)부터 멀티스텝 Zap이 돼요.

새 Zap 만들기:

• Trigger: Otter.ai > New Meeting
• Action 1: Formatter > Text (요약 포맷팅)
• Action 2: Slack > Send Channel Message

Step 3 — Slack 메시지 템플릿

Action 2에서 이렇게 설정해요.

📝 *[{{meeting.title}}]* 회의록 자동 생성됨

📅 {{meeting.date}}
⏱️ {{meeting.duration}}분
👥 참가자: {{meeting.participants}}

*요약*
{{meeting.summary}}

*Action Items*
{{meeting.action_items}}

🔗 [전체 녹음 보기]({{meeting.link}})

Slack의 블록 메시지로 보내면 더 예쁘게 렌더링돼요. JSON Block Kit 템플릿으로 변환하면 버튼·이모지도 추가할 수 있어요.

Step 4 — 담당자별 Action Item 분기

고급 패턴이에요. Otter가 뽑아낸 Action Items에서 담당자별로 각자에게 DM까지 보내요.

Zapier Path 기능으로:

• Action Item에 "@김대리" 포함 → #dm-김대리 채널에도 전송
• Action Item에 "@박과장" 포함 → #dm-박과장 채널에도 전송

이렇게 하면 본인 할 일을 개인 DM으로 재확인받을 수 있어요. "몰랐어요" 같은 핑계가 사라져요.

실전 설정 꿀팁

1. 비공개 회의는 제외

특정 키워드(예: "1:1", "review")가 제목에 있으면 자동 전송 제외. Zapier의 Filter 스텝에서 조건 걸어요.

2. 긴 회의는 TL;DR만

회의 시간이 60분 초과하면 ChatGPT에 한 번 더 요약 요청하는 중간 스텝을 추가. 긴 요약은 오히려 안 읽혀요. 3줄 TL;DR이 최적.

3. 특정 채널에는 Summary만, 전체 채널엔 링크만

임원용 채널은 요약 3줄, 팀 채널은 전체 링크. Zapier Paths 써서 2가지 버전 동시 전송 가능해요.

비용 대비 효과 — 이렇게 따져보세요

절감액은 팀 규모와 회의 빈도에 따라 편차가 커서, 남의 숫자를 그대로 옮기면 오히려 판단이 흐려져요. 계산 틀만 잡아드릴게요.

• 도입 전 비용: 회의 한 건을 정리하는 데 걸리는 시간 × 월 회의 횟수 × 담당자 시간당 인건비
• 도입 후 비용: 구독료 합계(Otter + Zapier) + 초기 세팅에 들인 시간
• 판단 기준: 도입 전 비용이 구독료를 넘어서면 자동화가 이득이에요

회의가 잦고 참석자가 많은 팀일수록 이득이 커져요. 반대로 한 달에 한두 번 모이는 팀이라면 유료 구독까지 갈 이유가 크지 않아요. 각 서비스 요금은 수시로 바뀌니, 결정 전에 공식 요금 페이지에서 최신 금액을 확인하세요.

돈으로 환산되지 않는 이점도 있어요. 사람이 쓰면 회의마다 정리 수준이 들쭉날쭉한데, 같은 템플릿으로 자동 생성하면 품질이 일정해져요. 담당자가 휴가라서 회의록이 빈 주도 없어지고요.

보안·프라이버시 체크

민감 정보 다루는 조직이라면 이 체크리스트 확인하세요.

• Otter 데이터 저장 위치 (기본 미국, EU 옵션 있음)
• 회의 녹음을 자동 삭제하는 정책 (30일/90일)
• Slack 채널의 접근 권한 (비밀 회의 분리)
• 외부 고객 미팅은 Slack 전송 제외 플로우 별도 구성
• Otter 계정 2FA 필수

한국어 팀을 위한 대안

Otter는 영어 중심 서비스라 한국어 회의가 대부분이라면 아래 대안을 먼저 비교해보세요. 요금과 연동 범위는 서비스마다 자주 바뀌니 공식 페이지에서 확인하는 게 정확해요.

• Clova Note + Zapier Webhook: 한국어 전사에 강점. 무료 이용 한도가 있는 편이라 소규모 팀이 시작하기 좋아요.
• Daglo: 한국어 전사 전문 서비스. 유료 플랜과 연동 옵션은 공식 페이지에서 확인하세요.
• Otter + ChatGPT 번역 스텝: 영어로 받고 한국어로 변환. 기존 영어 회의가 섞여 있는 팀에 맞아요.

고르는 기준은 단순해요. 회의 언어가 한국어 위주면 국내 서비스, 영어가 섞이면 Otter 계열이 편해요. 어느 쪽이든 실제 회의 녹음 하나를 각 서비스에 똑같이 넣어보고 결과를 비교하는 게 가장 확실한 검증 방법이에요.

이 자동화가 맞는 팀, 맞지 않는 팀

붙이기 전에 우리 팀에 맞는 구조인지부터 판단하는 게 순서예요.

잘 맞는 경우는 이래요. 정기 회의가 반복되고 참석자가 매번 비슷한 팀, 회의 후 액션 아이템이 흐지부지 사라지는 팀, 원격 근무라 회의에 못 들어온 사람이 늘 생기는 팀이에요. 특히 "그거 지난주에 누가 하기로 했죠?"가 자주 나온다면 효과가 확실해요.

맞지 않는 경우도 분명해요. 회의가 대부분 즉흥적인 짧은 통화인 팀, 보안 등급이 높아 외부 서비스에 녹음을 올릴 수 없는 조직, 회의마다 다루는 내용이 완전히 달라 정해진 템플릿이 무의미한 팀이에요. 이런 팀은 자동화보다 회의 자체를 줄이는 쪽이 답일 때가 많아요.

세팅 전 확인할 것

시작하기 전에 아래를 한 번 훑어보세요. 나중에 되돌리는 것보다 훨씬 빨라요.

• 회의 녹음에 대한 참석자 동의 절차가 있나요? (외부 참석자가 있으면 특히 중요해요)
• 요약이 올라갈 Slack 채널의 멤버 범위가 적절한가요?
• 회의 캘린더가 한곳에 정리돼 있나요? (자동 참여 기능이 캘린더를 읽어요)
• 구독료를 낼 결재 권한이 있나요? 아니면 무료 체험으로 먼저 검증할 계획인가요?
• 자동화가 멈췄을 때 알아챌 방법이 있나요?

붙이고 나서 자주 겪는 문제

실제로 돌려보면 초반에 걸리는 지점이 몇 군데 있어요.

요약이 안 올라와요. 대부분 두 가지 중 하나예요. 녹음 서비스가 회의에 자동 참여하지 못했거나, 자동화 도구의 트리거가 아직 새 회의를 감지하지 못한 경우죠. 트리거는 실시간이 아니라 주기적으로 확인하는 방식이라 약간의 지연이 있는 게 정상이에요. 먼저 녹음 자체가 남았는지부터 확인하세요.

요약이 엉뚱해요. 참석자가 많고 말이 겹치는 회의에서 자주 생겨요. 화자 구분이 꼬이면 액션 아이템의 담당자도 같이 꼬여요. 회의 시작할 때 각자 이름을 한 번씩 말하게 하는 것만으로도 개선되는 경우가 있어요.

중복 전송이 돼요. 같은 회의가 두 번 감지되는 상황이에요. 자동화 도구에 중복 방지 스텝을 넣거나, 회의 ID를 기준으로 걸러내는 필터를 추가하면 정리돼요.

아무도 안 읽어요. 가장 흔하면서 가장 뼈아픈 문제예요. 요약이 너무 길면 Slack에서 접혀버려 그냥 지나가요. 앞에 3줄 TL;DR을 두고 상세 내용은 스레드나 링크로 내리는 구조가 훨씬 잘 읽혀요.

작게 시작하는 순서

한 번에 전사 도입하지 마세요. 저는 이 순서를 권해요.

1. 회의 하나만 골라 테스트 채널로 보내보세요. 정기 주간 회의가 좋아요.
2. 2~3주 돌려보며 요약 품질과 지연을 확인하세요. 이 기간에 템플릿을 다듬어요.
3. 팀에게 "이거 쓸 만한가요"를 물어보세요. 안 읽힌다면 포맷 문제예요.
4. 쓸 만하다는 반응이 나온 뒤에야 다른 회의로 넓히세요.

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자동화 전체 큰 그림은 n8n ChatGPT 연동 가이드에서, 노코드 자동화 기초는 AI 노코드 자동화 시스템 가이드를 참고하세요. 회의록 자동 처리 변형으로는 AI 회의록 자동 정리 완벽 가이드도 읽어볼 만해요.

맺음말

회의록 정리는 사람이 할 일이 아니에요. 매번 똑같은 형식으로 받아 적는 작업을 기계에 맡기면, 팀 에너지가 "결정"과 "실행"으로 옮겨가요. 회의록 담당이 회의 내내 타자만 치느라 정작 논의에 참여하지 못하는 상황도 사라지고요.

다만 도구를 붙였다고 회의가 저절로 좋아지진 않아요. 결론 없이 끝나는 회의는 자동 요약을 돌려도 결론 없는 요약이 나올 뿐이거든요. 자동화는 정리 부담을 덜어주는 장치이지, 회의 설계를 대신해주지는 않아요.

오늘은 정기 회의 하나만 골라 무료 체험으로 연결해보세요. 그 회의 요약이 팀에게 쓸모 있다는 반응이 나오면, 그때 범위를 넓히면 돼요.